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資料データベース化基礎知識

●データベース化作業概論
学校図書館における資料のデータベース化を定義しますと、「バーコード等を貼り付けた書籍のローカルデータと書誌データを一致させ電算処理可能にすること」で、@(物理的)装備とA引当または入力の2つの作業に分類されます。
バーコードのナンバーは一意(重複のないこと)であることが必要です。貼り付ける作業だけなら、小学校中学年以上で十分可能です。これは明らかに物理的装備です。
次に「そのバーコードを貼り付けた本」に「書誌データ」追加するわけです。追加の方法は@MARCから抽出する、A全項目を手で入力する、のいずれかです。

    @ MARCから抽出する
        日書連MARCと司書ツールを使ってその本のデータを見つけ出し抽出します。
           ・ISBNコードで抽出する
           ・書名等から検索する

    A 書名、著者名等の項目をキーボードから手入力する

これら作業により使われる書誌データ(MARC)は日書連MARCです。日書連MARCの作成のルールについては次のURLです。ご一読ください。http://www.gakkou.jp/cgi-html/contact/marc.htm

※この仕様書を読むためにはAdobe社のAcrobat ReaderまたはAdobe Readerが必要です。
※日書連MARCを利用して作ったデータは、その形式がきわめて汎用的で様々な図書館管理ソフト会社が採用を表明しています。
    対応状況については弊社までお問合せ下さい。


実際の作業手順

●ルール作り
手書き台帳との関連
既存の図書台帳にペンで記入された蔵書番号と蔵書小判印に記入された番号はそのままにしておくことをおすすめ致します。今後購入する書籍には手書きの番号は記入しないようにします。すると XXX000001〜のバーコードが貼ってある書籍は手書きの番号もあり旧台帳にも記入されています。蔵書数を仮に1万冊とすると新規購入図書には2万番台のバーコード(XXX020001〜)を貼ります。こうすると番号の重複はあり得ません。しかも XXX020001〜 の書籍は電算化後の新規購入書籍であることがわかります。
今後購入の書籍に関して手書きの台帳は廃止します。台帳も印字された電算化済みの台帳で違いが明白です。
※XXXは任意の数値です。バーコードの桁数については後述のバーコード印刷をお読みください。
データベース化する資料を選別する。
この機会に内容の古い資料や破損のひどい資料を廃棄します。初めにこの作業を行っておかないと、不要になった書籍もデータ化してしまうという無駄な仕事をしてしまうことになります。職員図書の電算化を行うべきかという問い合わせがあります。こどもの学習のための電算化という観点から見ると優先順位は低いと思いますが備品管理という点から行いたいという要望が強いのが現状です。電算化の目的をはっきりさせ教育委員会、管理職との事前打ち合わせが重要です。


いざ作業!

●準備する消耗品
     のり付きタックラベル ヒサゴ GB-871 100シート入り 書籍3,600冊分  ・・・・・  定価5,900円
     ラベルキーパー バーコード用 (推奨)フィルムルックス製 1,000枚入り   ・・・・・  定価4,400円


●バーコード印刷
バーコードラベルを印刷します。必ずタックラベル印字が可能なレーザープリンターを使用してください。用紙設定も「ラベル紙」等に合わせてください。インクジェットプリンターで印字したバーコードは経年劣化でにじみます。
バーコード番号桁数について新たにバーコードの貼付を行う場合は、市町村の学校コード(2桁あるいは3桁)+6桁 の設定をお勧めします。

   例)名古屋市立A小学校の教育委員会内学校コードは 148です。
        148000001  3桁+6桁 計9桁

印刷する数量は蔵書数に応じますが、同じ番号の印刷をさけるために、できるだけ一度に大量に印刷してください。ただし、コンピュータ、プリンターの性能により1回の印刷は100枚程度が限界ですが、100枚ずつを何度も繰り返し、すべての印字を一度に行ってください。


Qチェックデジットってなに?
Aチェックデジットとはバーコードを正しく読んでいるかを検査するために、コード化されている数字列に付け加えられる検査数字です。バーコードの規格・コード様式や用途によって多くの計算方式が存在します。
司書ツールのバーコード印刷はNW7という規格を利用しております。このコードは誤読を起こしにくく、比較的単純な構成で高い印刷精度が要求されないため、宅配便の集配管理、血液銀行、図書館の業務管理、各種会員カード等広く利用されています。レーザープリンターの印刷精度が高い現在、チェックデジットは特に必要ない、という見解が一般的です。
すでに図書館内の蔵書にチェックデジット付きのバーコードが貼り付けてある場合だけ、整合性をとるためにチェックデジットを付ける必要があります。
なお、本屋ツールでは多くのチェックデジットに対応していますが、学校版司書ツールではチェックデジットありを選択した場合、引き当て処理等は可能ですがバーコードの印刷を行うことができません。

参照技術情報
http://www.aimjal.co.jp/label/information/support/barcode/nw7.htm
http://www.technical.or.jp/handbook/chapter-4-5.html



●貼り付け
蔵書にバーコードを貼り付けます。XXX000001番のバーコードから手分けして行います。小学校4年生以上であれば十分に可能な作業です。貼り付ける位置ですが、背表紙を右(または左)に本を置いて右下約2cmずつ空けた位置、または下から約2cmで中央寄せが一般的です。本の見開きの方向により表紙の表側だったり裏側だったりしますが、のちの作業を考慮する、「背表紙をどちらかに向けて」というこの位置がベストです。
バーコードラベルを貼り付けたら、その上からラベルキーパーを貼って保護してください。人海戦術で比較的早く終わる作業です。

Q.バーコードの貼り付けに失敗またはラベルキーパーを途中ではがそうとしたら破れてしまった?
A.別の番号のバーコードを貼ってください。すでに図書館にある書籍に貼るバーコードのナンバーは連番である必要はありません。

●データ引当てと入力
バーコード貼り付け済みの書籍をどんどんデータ入力します。次のような手順がもっとも効率良く作業できます。
書籍の種類を次のように分けて考え、@とAを先行して進める。Bは後回しにする。

    @本のカバーにISBNバーコードが付いている
    A本の奥付けにISBNコードが記載されている
    BISBNがない

Bの書籍は、書名等の一部から本の検索を行い書誌データを探します。探しても見つからない場合は、書誌データ(書名、シリーズ名、副書名等)をキーボードから入力する必要があります。
@からBまでの蔵書すべてのデータ作成に、小中学校図書館で5,000冊程度の蔵書があるとして、3人が6時間ずつおこなって2週間くらいかかります。
この作業の合間に「件名を入力したい」「財源を変更したい」「NDCの見直しを行いたい」という先生からのお話があります。図書担当の先生だけでこの引当て作業を行われるのなら十分可能ですが、複数のかたが交代で入力されるような場合は、受入日、NDC財源等は無視してデータ入力してしまってから、図書システム側で修正しましょう。ルールの周知はなかなか困難です。
操作方法等の詳細は機能紹介をご覧になってください。


●データの活用
作成したデータはファイル出力を行い、次の様にご活用になれます。

1.図書館管理ソフトを購入し利用します。貸出・返却はもちろん検索等が行えます。図書館が活性化します。各社のソフトがこの形式に対応しています。また、当社でも発売しております。(情報BOXシリーズ  85,000円〜   発売元:株式会社教育システム)

2.ホームページ上で学校の蔵書を公開し、家庭や他の学校から蔵書の検索ができます。他校との情報連携も可能で図書館資源の共有化が容易に実現します。

    蔵書公開サービス:蔵書WEBサービス(発売元:株式会社教育システム) 
    年間利用料 オープン価格

3.エクセル等で、台帳管理に利用できます。

これまでは図書カードによる手作業での貸出・返却や、蔵書の管理を行ってきました。しかし、どんどん増えていく蔵書に対応するためには従来のやり方では手間がかかりすぎ、先生方の負担が増加してしまいます。その負担を軽くし、しかも運用を楽にするために、図書室の電算化は有効です。また調べ学習の実践で子どもたちが参考資料を探す手段を提供できます。さらに、子どもたちの図書館利用が増え活性化します。こういった明るい未来のために、作業が伴うわけですが、やはり、「誰がするか」という大きな問題があります。図書整理員さんやボランティアに頼める学校は幸せです。職員作業でがんばるのも手段でしょうが、なかなか校内のコンセンサスが得られにくいようです。
緊急地域雇用創出特別交付金による新公共サービス雇用等創出事業という施策が利用できる場合があるのでご紹介しましょう。事業期間は、平成16年度末までです。学校図書館の書籍のデータベース化は、この補助金事業に該当し、かつ10/10補助(全額)ですから、自治体の持ち出しは0です。条件等、若干の制約もあるので各自治体は都道府県事務所に確認する必要がありますが、教育委員会は案外御存じない場合があります。


よくあるご質問

Q1.書籍についているバーコード(2段ある)これで蔵書管理ができないか?
A1..一意性がなく複本の管理が出来ないから不可です。まず、ISBNコードというのはISBN ( International Standard Book Number = 国際標準図書番号)ですが、平たく言うと商品ナンバーです。つまり複本ではISBN同様にCコードも価格も全部同じということになり、「どの本」という一意の特定ができません。ゆえに必ずバーコードラベル等の一意に判別可能なシール等を新たに用いるのです。
実際の本のバーコードを見てみましょう。これは八坂書房の「ロマネスクの美術」という書籍のカバー裏表紙です。(1)がバーコードリーダー用のISBNコード、(3)が目で見えるISBNコード表示、(2)がバーコードリーダー用のCコードと価格、(4)と(5)がそれぞれ目で見えるCコードと価格表示です。
ISBNコードについて詳しく説明すると 1桁目の4がグループ・コードで 国、言語圏、地域などを表わし、日本は 「4」と決まっています。ハイフンが入って 出版社コードです。桁数は出版社の規模によって変わります。(2桁〜7桁)またハイフンが入って、書名コードで、出版社がその書籍に与える番号(1桁〜6桁)です。最後のハイフンのあとがチェック・サムで、読み取りの際に誤りがないかをチェックするための符号(1桁)です。出版社コードと書名コードの合計は、8桁という規則になっています。ゆえにISBNの出版社コード(4-の次)を見るだけで、出版業界人にはその本の発行元がわかります。

Q2.最近、購入の書籍には書店がバーコードを貼り付けてくれている。このバーコードにデータが入っているのではないか?
A2.バーコードにデータが入っているという誤解は根強いものがありあります。ここでバーコードとは何かということを簡単に説明します。バーコードとは、英字と数字の組み合わせを一定の規格(図書館ではNW7規格が標準)で、「すだれ模様のあの形」にしてバーコードリーダー機器で読み取れるようにしたものです。「あの形」には20桁程度までの数字と英字、記号が記されているに過ぎません。当然、情報など入っていてもせいぜい商品番号と価格程度が限界です。すると「その書店」はどうしてこのバーコードをはっているのでしょうか。おそらくこうだと思います。学校はいずれ電算化されたときに蔵書番号を一意の判別可能番号として用いるであろうから、蔵書番号と同じ数値をバーコードにして貼っておいたら、いつか学校の役に立つに違いないと。あるいはもっと電算化の理解が深ければ、データの引き当ても済んでいるかもしれません。ぜひ書店にたずねてみてください。

Q3.すでにエクセルで蔵書データが作ってある。このデータを利用できないだろうか?
A3.データの作り方によっては可能な場合も当然あります。しかし、残念ながら十分なデータ入力がされているケースはまれで、利用できないことがほとんどです。使えないデータの理由は大きく分けて2つです。

@データ項目不足
キーボードでの入力なので、作業者により書誌データ作成の際のルールが徹底できていません。すると書誌データにばらつきが出ます。(「まんが日本の歴史 B 平安時代のくらしを考えよう」という本で、どれが書名かを作業者全員に徹底できますか。)厳密に申し上げると目録規則の徹底ということです。ある程度それは我慢するとして、多くのデータは図書館担当ではなく校務主任等が蔵書管理というより備品管理的に作成する場合が多いようです。ISBNコードの欠落(抜けている)はもっとも多い事象です。書店の発注用管理コードであるISBNはごくごくまれに間違いがあるので、まるで役立たない様にいうデータ会社もありますが、決してそうではなく、99.9%は正しくて実用上全く問題はありません。その広い普及度合いからも、きわめて有用なデータです。(そうでなければ書店業界の発注に使われるはずがありません。)ISBNコードがあれば、その書籍を特定することが容易です。MARCを使用する時にそれをキーコードにすることでデータのクリーニング(総入れ替え)が可能です。
その他にも書名ヨミ、著者ヨミの欠落はよくあります。これらの欠落はISBNコードがそもそも付いていない書籍のデータ項目の欠落を意味します。こういったデータで電算化した場合、あとで「ヨミで検索できない」という現象となって現れます。

A蔵書に手書きされている蔵書番号を利用してデータが作ってある。
学校独自様式で作ったデータの蔵書番号は、蔵書実物では表紙の裏に小判型蔵書印とともにボールペンで書いてあるだけのことがほとんどです。するとデータと本を一致させる作業、すなわちバーコードラベルをその蔵書番号に一致させて印刷し、かつその1冊を全蔵書から探し出し貼り付ける必要があります。データに合わせてバーコードラベルを貼り付けるのです。まさに、大カルタ取り大会の様相を呈します。人海戦術で、しかもさほどのスキルを要しませんから小学校高学年以上なら十分可能な作業だが、なかなか大変です。しかも、その蔵書番号が数百番単位で重複していることがよくあります。紙ベースでは不問ですがコンピュータの世界では同じ番号が2つ存在することは許されません。これは電算化しなければ顕在化しなかった問題です。

※Acrobat Reader及びAdobe ReaderはAdobe社の登録商標です。
 

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